Una oficina virtual es una solución de espacio de trabajo que incluye una dirección postal física que puedes alquilar para ayudar a hacer que tu empresa nueva o pequeña parezca más grande y más establecida. También ofrece funciones adicionales, como un número de teléfono local, una recepcionista o un espacio físico de oficina y/o salas de reuniones y conferencias que puede alquilar por horas y utilizar para crear una impresión positiva en tus clientes.
En la guía de Fitsmallbusiness, se exponen los beneficios de un espacio de oficina virtual, qué características buscar en uno, y cómo se comparan con otras soluciones de espacio de oficina para pequeñas empresas.
¿Qué es una Oficina Virtual?
Una oficina virtual es una solución de negocio total; proporciona los mismos beneficios que una oficina tradicional, pero a una fracción del costo. La principal diferencia es que el acceso a la oficina es a petición.
– Karina Childs, Gerente de Ventas de Oficina Virtual – EE.UU., Servcorp.
El concepto de espacio de oficina virtual fue iniciado por Servcorp hace unos 40 años. Al proporcionar una dirección postal física, permitió que las nuevas empresas, las pequeñas empresas y los empresarios tuvieran acceso a las ventajas de un espacio de oficina establecido. Estos pueden incluir una dirección prestigiosa en su propia ciudad o en otro lugar, números de teléfonos locales y apoyo administrativo sin tener que comprometerse a tener un espacio de oficina dedicado.
Algunas de las características y servicios que usted puede esperar recibir de una oficina virtual incluyen:
.- Una dirección profesional de la empresa y/o número de teléfono.
.- Recepción y reenvío de correo.
.- Contestación de llamadas por una recepcionista en vivo y desvío de llamadas.
.- Acceso al espacio físico de oficinas, incluidas las oficinas privadas y las salas de conferencias.
.- Servicios comerciales esenciales en el espacio físico de la oficina, incluyendo:
- WiFi de alta velocidad.
- Impresión.
- Fax.
- Hardware para presentaciones audiovisuales.
.- Catering básico, como café, té y bocadillos ligeros.
.- Acceso a otras oficinas de la red del proveedor.
.- Eventos sociales y de networking ocasionales.
Cómo una oficina virtual puede ayudar a tu negocio
El principal y más obvio beneficio de un espacio de oficina virtual es que ayuda a que tu negocio parezca más grande y más establecido, así como también te da acceso a las comodidades de un espacio de oficina dedicado. Esto te facilita crear una impresión favorable en tus clientes, tanto actuales como potenciales, mientras que tú y tu equipo pueden trabajar desde su casa u otro espacio de oficina que sea más conveniente.
Una oficina virtual también puede ayudar a tu negocio a minimizar los costos asociados con un espacio de oficina tradicional y permanente. Los costos administrativos, de infraestructura y técnicos se comparten entre los demás clientes del espacio, lo que alivia la carga del capital inicial y los costos de mantenimiento continuo.
Muchos empresarios y propietarios de pequeñas empresas utilizan sus teléfonos móviles personales como el principal punto de contacto para sus negocios. Una oficina virtual a menudo incluye un número de teléfono fijo local, que es contestado por un recepcionista profesional durante el horario laboral que puede tomar un mensaje o desviar la llamada. Esto le da a tu negocio una cara más profesional, así como disminuye las posibilidades de perder llamadas u oportunidades.
Quién puede beneficiarse de una oficina virtual
Cualquier empresa nueva, pequeña o emprendedora puede beneficiarse de las características y flexibilidad de una oficina virtual, pero aquí hay algunos casos de uso específicos:
- Profesionales que no quieren revelar su dirección personal o número de teléfono móvil en sus documentos comerciales o materiales de marketing.
- Trabajadores autónomos que trabajan desde las oficinas de sus clientes pero que todavía quieren mantener una identidad y presencia de marketing independiente.
- Negocios que se expanden a nuevos territorios, pero que aún no han establecido una presencia permanente.
- Empresas que buscan nuevos clientes que quieran trabajar con presencia local
- Pequeñas empresas que quieren el profesionalismo de una recepcionista y personal de apoyo, pero sin el costo y el tiempo de reclutar a sus propios empleados.
- Equipos de ventas que viajan entre clientes potenciales, pero que quieren espacio de oficina para usar entre reuniones.
- Nómadas digitales que necesitan espacio físico para llevar a cabo reuniones, incluso a distancia.
- Pequeñas empresas en industrias de imagen que se beneficiarían de una dirección más prestigiosa de lo que podrían permitirse de otra manera.
Quiénes usan las Oficinas Virtuales
Las oficinas virtuales te permiten mejorar tu imagen corporativa sin tener que pagar gastos generales excesivos por un espacio de trabajo físico.
A menudo son utilizados por contratistas independientes y pequeñas empresas para:
- Establecer una presencia en un lugar de prestigio.
- Tener acceso a servicios e instalaciones que de otra manera no están disponibles; y establecer límites entre el hogar y la vida laboral.
Si bien no posees ni alquilas el espacio de oficina, una oficina virtual te proporciona una dirección postal y un número de teléfono. Entonces, puedes utilizar esa información en tarjetas de visita y firmas de correo electrónico, etc.
Con una oficina virtual, no tendrás que preocuparte por tareas mundanas como el mantenimiento general y las tareas de limpieza, lo que te permite ahorrar dinero y concentrarte únicamente en tu negocio sin distracciones. Otros gastos, como el seguro de responsabilidad civil, también se reducen, ya que no se requieren a menos que tengas un espacio de oficina físico.
Con las oficinas virtuales, tus empleados pueden trabajar desde casa, lo que te permite juzgarlos por la calidad de su trabajo, en lugar de como pasan su tiempo.
Según Brandon Gaille, CEO de la compañía de marketing en Internet ByReputation.com, el 65% de los empleadores alienta a sus empleados a trabajar de forma remota (2013). De estos 65%, solo el 7% cree que fueron menos productivos. La gran mayoría lo encuentra liberador.
Contrariamente a la creencia popular, las oficinas virtuales no se basan únicamente en el teléfono, el correo electrónico y la videoconferencia. Con las oficinas virtuales, también puedes utilizar otras instalaciones de pago por uso. Por ejemplo, si necesitas una sala de reuniones, puedes contratar un espacio en un centro de negocios sin marca. Esto te permite conservar tu imagen profesional.
La expansión es siempre uno de los elementos más difíciles del negocio, y con un espacio de oficina físico y un contrato de arrendamiento a largo plazo, puede ser difícil hacer frente a los cambios. Las oficinas virtuales alivian completamente el problema, ya que pueden expandirse y contraerse sin obstaculizar el flujo de negocios.
Usuarios de las Oficinas Virtuales
La industria de la oficina virtual no tiene límites y muchas personas los utilizan en todos los ámbitos de la vida. Ya sea que seas propietario de una pequeña empresa o el CEO de un imperio corporativo, las oficinas virtuales pueden ser beneficiosas.
Industria tecnológica y minorista. A medida que más y más personas optan por comprar en línea, el sector minorista confía menos en las ventas tradicionales y más en el comercio electrónico. Según la estrategia de CPC, las ventas de comercio electrónico de la UE aumentan a un ritmo del 34% anual; y cuanto más recurren a Internet las tiendas de high street, más personal emplea para trabajar desde casa. Muchos de estos trabajadores usan oficinas virtuales para procesar transacciones y comunicarse con los clientes.
La mayoría de las empresas basadas en la tecnología proporcionan oportunidades de trabajo remoto. Los diseñadores de sitios web, diseñadores de videojuegos, artistas gráficos, etc., no necesitan trabajar desde un espacio de oficina tradicional, y con servicios gratuitos como Skype, todo, desde llamadas telefónicas hasta videoconferencias, puede realizarse con solo hacer clic en un botón.
Negocios en el hogar y empresas emergentes. Las empresas nuevas y las empresas en el hogar a menudo usaban oficinas virtuales para establecer una presencia en un lugar determinado sin tener que comprometerse con un contrato de arrendamiento a largo plazo.
Empresas que necesitan servicios de contestador telefónico. No siempre es viable financieramente contratar a una recepcionista; muchas empresas optan por utilizar oficinas virtuales en su lugar. Esto asegura que las llamadas de negocios vitales no se pierdan.
Empresas que están probando el mercado. Cuando una empresa multinacional quiere probar un mercado local y ahorrar dinero en costos iniciales sin comprometerse a un contrato de arrendamiento a largo plazo, a menudo usarán oficinas virtuales para sumergir sus dedos y establecer si vale la pena seguirlo o no. en el futuro.
Empresas que requieren asistencia adicional. Si una empresa necesita contratar a alguien nuevo para que le brinde asistencia adicional, pero no tiene suficiente espacio en su oficina existente, las oficinas virtuales pueden proporcionar una solución.
Negocios que requieren renovaciones de oficinas. Cuando se realizan renovaciones y los trabajadores necesitan un espacio de trabajo temporal, las oficinas virtuales permiten que las empresas permanezcan operativas sin interrumpir el flujo de negocios.
Las oficinas virtuales son enormemente versátiles. Independientemente de su industria o circunstancias, pueden proporcionar numerosos beneficios si no desea un espacio de oficina tradicional.
Beneficios de las oficinas virtuales
La razón principal por la que la mayoría de las empresas eligen oficinas virtuales es debida a su precio. Es significativamente más barato usar una oficina virtual que alquilar un espacio de oficina físico, especialmente si el propósito principal es mejorar la identidad corporativa. Sin embargo, también hay muchas otras razones por las que pueden ser beneficiosas.
Trabajar desde casa
Durante la última década, trabajar desde casa se ha convertido en una forma aceptable de hacer negocios, especialmente entre profesionales independientes y propietarios de nuevos negocios. Trabajar desde casa ya no se ve como una solución de negocios, sino como una opción de estilo de vida.
Hay un error común asociado con las empresas basadas en el hogar de que los trabajadores están separados del mundo real. Este concepto erróneo puede alejar a los clientes de hacer negocios contigo, ya que muchos de ellos preferirían visitar una dirección de oficina conocida y comunicarse con el número de teléfono de la oficina. Los clientes y clientes potenciales ven esto como seguridad, que es exactamente lo que pueden proporcionar las oficinas virtuales.
Pequeñas y medianas empresas
Pequeñas empresas y las empresas de nueva creación a menudo están ansiosas por expandirse, pero no tienen el capital suficiente para justificar el tener un espacio de oficina «oficial». Independientemente de la razón, mudarse a una dirección de prestigio suele ser una prioridad. Cuando esto no es posible, una oficina virtual es perfecta para las primeras etapas del desarrollo empresarial.
Grandes empresas
Muchos imperios corporativos utilizan oficinas virtuales para establecer una presencia en una nueva ubicación y probar los mercados locales. Porque una oficina virtual no requiere que los trabajadores estén físicamente en la oficina. Se ahorran los costos de reubicación.
Cuando se trata de probar nuevos mercados, ‘A / B testing’ es uno de los métodos más efectivos. Este proceso gira alrededor de probar dos áreas de negocios y comparar los resultados. Puede usar las oficinas virtuales para probar A / B diferentes ubicaciones si no está seguro de a qué áreas dirigirse.
Disminución de las emisiones de CO2
Los efectos a largo plazo del calentamiento global son graves. En los últimos años, las empresas han comenzado a mejorar su juego y hacer cambios positivos. El uso de una oficina virtual en lugar de un espacio de oficina tradicional reducirá su contribución de CO2. Además, trabajar virtualmente requiere poco papeleo, lo que genera menos desperdicio.
Reducción en costos de transporte
El transporte suele ser un gasto enorme. Las oficinas virtuales reducen significativamente los costos de transporte, lo que te permite invertir tu dinero en otros lugares. Esto también aumenta la satisfacción laboral, ya que los empleados no tienen que invertir su propio dinero en los desplazamientos diarios.
Mayor productividad
Muchos empleados luchan para trabajar de manera eficiente cuando constantemente tienen gerentes que miran por encima del hombro. Si bien las oficinas virtuales te dificultan mantener un ojo en tu personal, el nivel de productividad a menudo aumenta a medida que los trabajadores se sienten más relajados y comprometidos.
Soporte administrativo
Operadores de buena calidad proporcionarán apoyo administrativo cuando sea necesario. Con las oficinas virtuales, puede contratar personas para el apoyo administrativo, como la respuesta telefónica, sin tener que contratar a alguien de manera permanente y evitar enredarse en la legislación laboral.
Ahorro en equipo de oficina
La compra de equipo de oficina es uno de los gastos generales más grandes en los que puede incurrir. En muchos casos, las impresoras, máquinas de fax, copiadoras, etc., solo se requieren de forma temporal, lo que no las convierte en una inversión viable. La mayoría de las oficinas virtuales le permitirán utilizar estos servicios en forma de pago por uso, lo que puede resultar en ahorros fenomenales.
Identidad corporativa
La identidad corporativa es la forma en que se percibe su negocio. Es muy importante crear una identidad que coincida con sus objetivos comerciales principales. Tener una identidad corporativa distinta:
- Ayuda a otros a distinguir tu negocio entre competidores.
- Fortalece tu marca.
- Te hace más accesible.
La ubicación es uno de los elementos más importantes de la identidad corporativa, y las personas a menudo te juzgarán según lo que vean. Si trabajas desde tu casa o en una ubicación no deseada, las oficinas virtuales pueden ayudarte a evitar este problema. Por ejemplo, si posees una empresa de desarrollo web, pero prefieres mantener tu lugar de trabajo discreto, puedes registrar tu negocio en un área conocida por la industria. Esto les dará a sus clientes más fe en tu negocio.
Las oficinas virtuales pueden fortalecer tu identidad corporativa permitiéndote tener una dirección y número de teléfono de prestigio en tus tarjetas de visita y sitio web, etc.
De acuerdo con SmallBusiness.co.uk, el 74% de las oficinas virtuales en Londres están ubicadas en el West End o en las áreas centrales de la ciudad; esto demuestra cómo las empresas consideran el perfil de su empresa.
Creación de crédito
La creación de tu identidad corporativa no es solo para fines de imagen. También puede ayudarte a satisfacer las demandas de cumplimiento de los acreedores, prestamistas y proveedores. Muchas compañías rechazarán el crédito a negocios basados en el hogar; sin embargo, si operas desde una oficina en un papel, entonces puede tener derecho a tales beneficios. Si planeas solicitar un crédito, asegúrate de que toda tu información comercial sea uniforme en todos los ámbitos y esté registrada en tu dirección comercial.
Múltiples ubicaciones
Cuando una empresa tiene una clientela nacional, a menudo emplean personas geográficamente dispersas. Si bien es necesario tener un punto de contacto confiable, una oficina a gran escala no siempre es financieramente viable. Tener una oficina virtual puede fortalecer aún más tu identidad corporativa si estás considerando la expansión nacional.
Cuando busques una oficina virtual, elije una ubicación que complementará tu modelo de negocio y mejorará tu imagen profesional.
Características comunes
Las oficinas virtuales son altamente personalizables y se pueden adaptar cuando sea necesario. Los servicios van desde una dirección para su correspondencia por correo hasta instalaciones físicas, como salas de reuniones y de espera.
Contestador telefónico
Los contestadores telefónicos generalmente trabajan en un entorno de oficina estándar. Utilizarán un software informático especializado que les permite diferenciar las llamadas entre las empresas que representan. Después de saludar a las personas que llaman, pueden recibir mensajes o transferirte llamadas directamente.
Dirección postal
La razón más común para utilizar una oficina virtual es tener una dirección de trabajo prestigiosa en una ubicación que de otro modo estaría fuera de tu alcance. Las direcciones se pueden utilizar para toda tu correspondencia comercial y correo.
Recepciones cortesías
Las recepcionistas de las oficinas virtuales pueden firmar el correo entrante y las entregas, y proporcionar servicios de recogida y entrega. Esto permite que tu negocio permanezca operativo 24/7. También pueden llevarte mensajes si alguien visita la oficina.
Los manejadores de escaneo de cartas pueden abrir tu correo físico y escanear el contenido. Luego se te envía un correo electrónico a través de un sistema de almacenamiento basado en la nube, lo que le permite acceder a tu correo inmediatamente. Una vez que se abren las cartas, se triturarán, a menos que indiques lo contrario.
Área de trabajo informal
Muchos operadores brindan áreas de trabajo informales que te permiten ingresar y trabajar en un entorno de oficina en forma de pago por uso. Esto puede ser beneficioso si necesitas librarte de las distracciones.
Salas de reuniones
Si necesitas acceder a salas de reuniones, salas de espera o salas de conferencias, se pueden proporcionar de forma gratuita. Por lo general, puedes contratar estos espacios con poca antelación.
Equipo de oficina
Las oficinas virtuales de servicio completo proporcionan equipo de oficina como máquinas de fax, copiadoras, impresoras e Internet. Si no necesitas esos equipos con regularidad, contratarlos puede ser mucho más rentable que comprarlos.
Servicios de Internet
Algunos operadores pueden proporcionar servicios de Internet adicionales, como diseño de sitios web, impresión de tarjetas de visita y consultas comerciales.
Los operadores de oficinas virtuales se esfuerzan por adaptar su servicio a las necesidades de su negocio, y muchos proporcionarán servicios e instalaciones a medida si lo solicitan.
Expansión de negocio
La expansión es una perspectiva emocionante; sin embargo, puede fácilmente provocar efectos adversos si no tienes las finanzas para adaptarte a los cambios. Las oficinas virtuales no solo pueden ayudar a que tu negocio parezca más grande de lo que es, sino que también pueden allanar el camino para la expansión y proporcionar una columna vertebral de soporte a una fracción del precio.
Contrariamente a la creencia popular, la expansión no solo se define por el aumento en el tamaño de tu espacio de oficina, sino que se relaciona con todos los aspectos de tu negocio, incluidos el número de empleados, los márgenes de ganancias y la clientela. Las oficinas virtuales no pueden proporcionar un espacio de oficina física; sin embargo, pueden ayudar con otros aspectos de la expansión a un costo significativamente menor.
Menos gastos generales
La virtualización consiste en extraer el máximo provecho de su negocio sin incurrir en costos excesivos. Su infraestructura de pago por uso los hace perfectos para la expansión, ya que no tendrás que comprometerte con contratos de arrendamiento a largo plazo y te ahorrará dinero en gastos generales, costos de mantenimiento y personal de tiempo completo.
Riesgo limitado
Si tu negocio se está expandiendo, pero tiene dudas sobre la contratación de nuevo personal, los operadores de oficinas virtuales pueden proporcionar servicios de pago por uso, como contestadores telefónicos, asistentes virtuales y trabajadores de recepción. La contratación de trabajadores de una oficina virtual puede ser mucho más rentable y limita el riesgo si sus esfuerzos de expansión no funcionan.
Oportunidades de investigación
Muchas empresas de gran escala utilizan oficinas virtuales para investigar nuevos mercados sin gastos excesivos. Se recomienda tener en cuenta sus métodos si desea abrir una sucursal de su negocio en una nueva ubicación.
Ya sea que busques expandir tu negocio a nivel local, nacional o internacional, las oficinas virtuales pueden ayudarte a lograr tus objetivos con una inversión mínima.
Reglas y regulaciones
Los acuerdos de oficina virtual están diseñados con la simplicidad en mente. Evitan cualquier jerga legal complicada y expresan todos los términos y condiciones de una manera simple y fácil de leer. Esto le ahorra gastos en honorarios legales ya que no tendrás que contratar a un abogado para verificar el contrato.
Pagos
Los pagos por paquetes de oficina virtual son mensuales, trimestrales o anuales por adelantado. Cualquier servicio adicional generalmente se factura al final del mes en una sola factura consolidada.
Los costos
El precio de una oficina virtual depende de cuántos servicios requerirás. Mientras que un apartado postal estándar solo puede costar unos pocos dólares / euros por mes, un servicio completo que incluye contestación telefónica, reenvío de correo y reenvío de fax puede costar entre * $ 40 y $ 150 por mes.
Reenvío de correo
El reenvío de correo generalmente se cobra por correo (más gastos de envío). Los precios generalmente comienzan en * $ 1, pero pueden aumentar a * $ 10 para servicios de mensajería o de entrega especial.
Espacio de trabajo informal
Los espacios de trabajo informales se cobran por hora, día, semana o mes. Si bien no se supone que sean una solución de oficina permanente, pueden ser beneficiosos si simplemente deseas un cambio de escenario.
Salas de reuniones
Las salas de reuniones se pueden cobrar por hora, día, semana o mes y pueden variar en precio dependiendo de la ubicación, las instalaciones y la capacidad.
Equipo de oficina
El equipo de oficina tiene un precio de pago por uso. Por ejemplo, se le cobrará por página si necesita copias o impresión.
La mayoría de los operadores le facturarán con una sola factura consolidada al final del mes por cualquier servicio adicional que haya utilizado.
Oficinas virtuales preguntas frecuentes
P: ¿Cuánto tiempo lleva configurar una oficina virtual?
Las oficinas virtuales se pueden configurar al instante. Una vez que hayas completado el papeleo y hayas pagado las tarifas iniciales, pueden estar listos en cuestión de horas.
P: ¿Cuánto tiempo duran los compromisos contractuales?
Los compromisos contractuales pueden variar significativamente dependiendo del operador. En la mayoría de los casos, pagas por adelantado por un período de tiempo seleccionado o utilizas los servicios mes a mes como un contrato continuo.
P: ¿Cómo funcionan los servicios de contestador telefónico?
Tus llamadas serán contestadas por recepcionistas capacitados profesionalmente utilizando el nombre de su empresa. Pueden tomar un mensaje o transferir la llamada a tu teléfono móvil o fijo. La mayoría de los operadores también proporcionarán servicios de correo de voz a los que se puede acceder en cualquier momento.
P: ¿Hay algún costo oculto?
Nunca hay costos ocultos. Siempre acordará el costo fijo con tu operador antes de firmar cualquier documento. Todos los servicios e instalaciones adicionales se cobran según el método de pago por uso.
