Saber escoger entre los mejores teléfonos IP, y configurar el mejor sistema telefónico de oficina para su pequeña empresa es una decisión importante si desea competir con competidores más grandes y establecidos. Un sistema telefónico completo para cualquier organización debe incluir una serie de funciones que no sólo apoyen la forma en que su empresa se comunica con los clientes, sino también internamente a través de los equipos y departamentos de las divisiones.
El sistema de Voz sobre Protocolo de Internet (Voice Over Internet Protocol), también llamado VoIP y telefonía IP, se está convirtiendo rápidamente en un estándar de negocios en todo el mundo. Permite la voz, el vídeo y la interactividad colaborativa sin utilizar líneas telefónicas dedicadas, y a menudo es menos costoso que los servicios telefónicos tradicionales.
La pregunta es, ¿cómo elegir el mejor sistema de telefonía VoIP para su pequeña empresa?
Cómo elegir un sistema telefónico para pequeñas empresas
Encontrar una solución de telefonía VoIP de oficina que se adapte a las necesidades de su negocio es un poco más difícil con la gran cantidad de opciones a las que se enfrenta. Sin embargo, esto también es una ventaja, con un número de fabricantes líderes dentro de la industria de las telecomunicaciones ahora centrando sus esfuerzos en los teléfonos IP, usted puede estar seguro de encontrar una solución que se adapte a su presupuesto e incluya las características más beneficiosas para su negocio.
Muchos proveedores de VoIP recomiendan modelos particulares de teléfonos de escritorio que se sabe funcionan de manera óptima con sus servicios. Los proveedores más grandes también suelen suministrar teléfonos de oficina como parte de su paquete elegido, ya sea por un único pago inicial o como un contrato mensual continuo.
Ya sea que desee instalar un nuevo sistema o actualizar su red, hay una serie de consideraciones que debe tener en cuenta cuando se decida por un sistema telefónico para su pequeña empresa.
Estos factores se pueden desglosar en los siguientes:
- ¿Cuántas líneas telefónicas comerciales necesita?
- ¿Cuántas extensiones se necesitan para el tamaño de su oficina?
- Qué características del sistema telefónico beneficiarían más a su negocio
- ¿Cómo afectará la estrategia de crecimiento de su empresa a las necesidades de su sistema telefónico en el futuro?
Revisemos una gama de los mejores sistemas de teléfonos de oficina para pequeñas empresas, con un desglose de los diferentes tipos de soluciones para asegurar que usted pueda tomar una decisión informada sin importar el tamaño de su negocio o la industria en la que opere.
Los diferentes tipos de sistemas telefónicos de oficina
Desafortunadamente, no existe un «mejor sistema telefónico de oficina para todos». Los diferentes tipos de organizaciones tienen prioridades y presupuestos diferentes, e incluso dos organizaciones casi idénticas podrían enfrentarse a retos y oportunidades muy diferentes. Con eso en mente, veamos qué sistemas funcionan mejor para diferentes clientes.
PSTN (Landline) Phone Systems
Estos son los sistemas telefónicos “estándar” con los que la mayoría de nosotros crecimos. Sólo recientemente se han comercializado otros tipos de teléfonos, por lo que muchos piensan que son teléfonos «normales». PSTN significa Publicly Switched Telephone Network (Red telefónica pública conmutada).
Pros:
- Se trata de una tecnología muy madura, por lo que son fiables.
- La mayoría de los usuarios ya conocen el sistema.
Contras:
- Para poder utilizarlos en cualquier oficina que no sea la más pequeña, necesitará tener instalado un hardware de extensión tipo PBX o VoIP en el lugar.
- Muchos proveedores se están saliendo del negocio de la “línea fija”, por lo que estos sistemas pronto serán difíciles de comprar y mantener.
- Las llamadas de larga distancia son particularmente costosas en la mayoría de los sistemas PSTN.
VoIP (Voice over Internet Protocol) Phone Systems
Estos sistemas conducen el tráfico de voz a través de su conexión a Internet existente. No requieren hardware PBX tradicional (Private Branch Exchange), pero las características y detalles pueden variar significativamente entre proveedores y sistemas.
Pros:
- VoIP es ahora también un sistema bien establecido con una excelente fiabilidad.
- Estos sistemas ofrecen una amplia variedad de características estándar que fueron añadidas como extras en los sistemas PSTN.
- Son baratos, especialmente porque la mayoría no aplica ningún recargo por llamadas de larga distancia.
- Es particularmente sencillo desviar las llamadas a empleados remotos, o a aquellos que están viajando.
Contras:
- Estos sistemas dependen totalmente de su conexión a Internet, por lo que si esto no funciona (lo que aún ocurre con las mejores redes) su organización podría quedar completamente aislada.
Tipos de teléfonos VoIP
Una vez que tenga todos los componentes necesarios para construir su sistema VoIP, vale la pena ver los diferentes tipos de teléfonos IP disponibles para su negocio. Hay tres tipos principales de teléfono VoIP: inalámbrico, suave y de conferencia.
- Teléfonos inalámbricos para empresas. Un teléfono VoIP con Wi-Fi incorporado o un transceptor DECT que se conecta a una estación base o punto de acceso. Los teléfonos inalámbricos permiten a los usuarios moverse libremente por su espacio de trabajo durante una llamada.
- Softphones para empresas. En esencia, se trata de una aplicación de software que se instala en un ordenador y equipa el dispositivo con la capacidad de realizar y recibir llamadas. Los softphones son particularmente útiles para trabajadores remotos e incluso centros de llamadas porque son relativamente baratos de instalar y ejecutar.
- Teléfonos de conferencia para negocios. Un teléfono de conferencia normalmente funciona de la misma manera que un teléfono analógico. Sin embargo, un teléfono de conferencia IP se utilizará en una gran empresa o instalación de conferencia donde las llamadas se realizan con varios participantes.
Con tantas opciones disponibles, la telefonía VoIP ofrece una solución práctica y viable para muchas empresas y centros de contacto que necesitan un sistema de comunicaciones rápido, fiable y de alta calidad.
Los 10 teléfonos IP más vendidos
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Los mejores teléfonos VoIP para oficina
Polycom VVX 600
El mejor teléfono VoIP para todo y más comodidad
El Polycom VVX 600 es un excelente ejemplo de un «teléfono de medios de comunicación para empresas». Cuenta con una interfaz de pantalla táctil de 4,3 pulgadas e incluso le permite administrar su calendario de Microsoft Exchange.
Esta unidad ofrece calidad de voz Full HD (si la conexión lo permite), y algunos modelos vienen con una cámara, que admite videollamadas y correo de vídeo.
Características clave
- Capacidad de 16 líneas
- Doble puerto USB
- Función de no molestar
- El VX600 ofrece un excelente diseño ergonómico y es muy cómodo de usar, una característica que no debe pasarse por alto.
- Este modelo utiliza Bluetooth 2.1, tiene 2 puertos USB 2.0 para medios y datos, y un puerto de auriculares tipo RJ-9.
Grandstream GXP2170
El mejor teléfono VoIP para acceso a la información
Esta unidad basada en Linux cuenta con 44 teclas programables y soporta un módulo de extensión con 160 teclas adicionales. La pantalla es lo suficientemente grande a 4,4″, pero con sólo 480×272 píxeles todavía no parece muy nítida. Soporta Bluetooth y tiene puertos USB y RJ-9 para auriculares.
Este modelo cuenta con un altavoz dúplex completo con excelente cancelación de eco, y soporta audio HD. También es compatible con Google Voice, radio por Internet y puede transmitir actualizaciones de stock, meteorológicas y de divisas en pantalla.
Características clave
- Soporte de conferencia de 5 vías
- Pantalla LCD a color
- Montaje en pared
- Compatibilidad Bluetooth
- Extensiones de plugin disponibles
- 12 líneas SIP
Grandstream GXV3275
El mejor teléfono VoIP para llamadas de grupo
El Grandstream GXV3275 es un sistema basado en Android 4.2, y ejecuta una amplia variedad de aplicaciones Android que se pueden encontrar en la tienda Google Play, a la que se accede desde el teléfono. La cámara de a bordo tiene una resolución de 1 megapíxel y cuenta con un obturador de privacidad, que es una adición extremadamente útil.
Ofrece Bluetooth así como USB, SD, HDMI y un puerto de auriculares estándar de Plantronics. El altavoz integrado también es de alta calidad, lo que te permite hacer llamadas de conferencia con este modelo también.
Características clave
- Hasta 6 líneas para 6 cuentas SIP
- Obturador de privacidad para cámara
- Soporte de base para montar en la pared
- Bluetooth integrado
- Audio de banda ancha HD
- Toma de auriculares RJ9
Htek UC924
El mejor teléfono VoIP de gama alta a bajo costo
Un fantástico teléfono básico que te permitirá a su negocio conectarse a Internet a un costo razonable. La pantalla a color de 3,5 pulgadas es a la vez atractiva y funcional, con acciones sensibles al contexto. Los usuarios pueden conectar un auricular usando el puerto RJ9 incorporado, y la conferencia local de 5 vías también es una característica estándar.
Se trata de modelo ideal para aquellos que buscan equipar una oficina con modelos compatibles con Internet a bajo costo, pero con muchas funciones.
Características clave
- Dos puertos Ethernet
- Conferencias de cinco vías
- Pantalla a color de 3,5 pulgadas
- Compatible con auriculares RJ9
- HD Altavoz de voz
- 4 cuentas SIP
Yealink SIP-T19P-E2
El mejor teléfono VoIP más económico
El Yealink SIP-T19P-E2 es un teléfono económico de una sola línea que quizá no emocione como los otros dispositivos VoIP, pero que ofrece un gran valor. Con una sola línea SIP, este teléfono es el más adecuado para entornos con bajos volúmenes de llamadas. A pesar del precio, puedes esperar un conjunto decente de características, tales como llamada en espera, conferencia de tres vías, SMS y llamadas anónimas.
En general, se trata de un teléfono de nivel ejecutivo potente pero fácil de usar con capacidad multimedia avanzada, de un fabricante ya establecido de teléfonos IP.
Características clave del teléfono Yealink SIP-T19P-E2
- Una sola línea SIP
- Compatible con auriculares
- Se puede montar en el escritorio o en la pared
- Bajo costo de entrada
- Conferencias locales de tres vías
- 132×64 Pantalla LCD
Polycom SoundPoint IP Series
Los teléfonos de escritorio Polycom SoundPoint IP Series están diseñados para empresas, proporcionando una gama de soluciones de alta calidad sin importar el tamaño de tu empresa.
La gama SoundPoint IP es sumamente popular, con soluciones para una amplia gama de presupuestos, de uno de los mayores y más respetados fabricantes de teléfonos para empresas.
Características clave
- Excelente calidad de sonido, incluyendo HD en los modelos 650 y 670.
- Interfaces de usuario simples e intuitivas.
- Puede complementarse con una serie de módulos de expansión para personal ocupado, mostradores de recepción y centros de llamadas.
Cisco 7900 IP
Lo mejor para una llamada sin complicaciones
La serie 7900 de teléfonos IP unificados de Cisco combina la comodidad y la facilidad de uso con sofisticadas opciones de funciones, incluyendo audio de banda ancha de alta fidelidad, pantallas LCD a color y movilidad en el campus en modelos seleccionados, ideales para organizaciones pequeñas y medianas.
Estos teléfonos IP proporcionan una comunicación rica en funciones. Con una excelente calidad de voz, pantallas claras y capacidad inalámbrica en modelos seleccionados, se trata de teléfonos IP que ofrecen una solución versátil para organizaciones con necesidades muy diversas.
Características clave
- Pantallas en escala de grises y en color, con pantallas LCD en los modelos seleccionados.
- Soporte adicional para servicios de información, incluyendo beneficios XML.
- Teclas dinámicas para las funciones del teléfono y otras funciones añadidas.
- Capacidad inalámbrica con modelos seleccionados.
- Calidad de audio de banda ancha de alta fidelidad.
Vtech VSP736
El mejor teléfono VoIP para conferencias a mínimo costo
Puede que no tenga las características de algunos de los teléfonos VoIP más caros, pero el VTech VSP736 tiene bastantes trucos bajo la manga, como conferencias de tres vías y la capacidad de grabar llamadas en una tarjeta micro SD. La interfaz del teléfono también tiene un buen conjunto de opciones de solución de problemas en caso de que tenga problemas.
El Vtech VSP736 es ideal para pequeñas y medianas empresas. Este teléfono VoIP puede no tener una pantalla a color, pero tiene una buena gama de características, y la capacidad para hasta seis cuentas SIP diferentes, lo que es una gran ventaja.
Características clave
- Función de grabación de llamadas
- Capacidad de conferencia a tres bandas
- Pantalla LCD grande
- Calidad de voz HD
- 2 puertos Gigabit Ethernet
- Seis cuentas SIP
Yealink T2 Series
El mejor teléfono VoIP para principiantes
Los teléfonos VoIP de la serie T2 de Yealink están diseñados para usuarios de negocios que necesitan acceso a una gama de funciones para sus necesidades diarias. La serie T2 de Yealink satisface las necesidades de comunicación de empresas de todos los tamaños y puede mejorar la productividad y la eficiencia de la fuerza laboral.
Proporcionan una excelente calidad y funcionalidad en toda la gama. Los modelos base incorporan características que generalmente se encuentran en los teléfonos de mayor precio, mientras que los modelos de gama alta satisfacen las necesidades de los usuarios más exigentes. Esta amplia gama ofrece opciones adecuadas para pequeñas y grandes empresas.
Características clave
- Calidad de voz HD en toda la gama de modelos.
- Pantallas grandes de alta resolución fáciles de usar.
- Funcionalidad IP PBX.
- Compatibilidad con Gigabit Ethernet.
- Gama de funciones de telecomunicaciones.
- Navegador XML.
Grandstream GXP1400/1405 HD
La mejor relación calidad-precio
La serie Grandstream GXP de teléfonos VoIP son modelos de 2 líneas basados en Linux y diseñados para pequeñas y medianas empresas. Estos teléfonos cuentan con una calidad de audio HD superior, funciones avanzadas y aplicaciones personalizables para ayudar a los usuarios a mejorar su proceso de comunicaciones en general.
Estos teléfonos IP de próxima generación ofrecen a las pequeñas y medianas empresas acceso a una calidad de sonido superior y a funciones de telefonía sofisticadas en un paquete compacto y asequible.
Características clave de la serie
- Sistema operativo basado en Linux.
- 2 líneas con una o dos cuentas SIP.
- Calidad de audio de voz HD.
- Visualización fácil de usar.
Soluciones de VoIP para pequeñas empresas
Los propietarios de pequeñas empresas a menudo pueden tener problemas para construir una reputación sólida y una de las principales razones es que a veces es difícil persuadir a un cliente potencial de que usted puede cumplir con sus requisitos. Los sistemas de voz sobre protocolo de Internet permiten que las empresas parezcan más profesionales. Las soluciones modernas de VoIP ofrecen una recepcionista virtual, videoconferencia, grabación de llamadas, proyección y otras herramientas que las empresas pueden utilizar.
VoIP puede dar la impresión de un negocio más grande de lo que realmente es, lo que puede dar más confianza a los clientes. Por ejemplo, una persona que llama puede encontrar más profesional recibir una línea automatizada con una gama de opciones para que se la comunique a la persona adecuada que simplemente recibir una respuesta inmediata por parte de un miembro del equipo. VoIP también puede crear la impresión de que su negocio está bien establecido y correctamente configurado con una cobertura más amplia que quizás un área local pequeña.
Costo de los sistemas modernos de telefonía de oficina
Hay una amplia gama de costos y cargos potenciales asociados con la instalación de cualquier sistema telefónico de oficina. Algunos de estos costos sólo serán aplicables a los sistemas locales, y también dependerán de su infraestructura de red y equipo telefónico existentes:
- Costo de la unidad central IP-PBX y de los convertidores de red.
- Costo de instalación.
- Costo de los teléfonos, auriculares y periféricos asociados.
- Costo de mantenimiento.
- Costo de la capacitación de los empleados.
- Costo de las características adicionales y opciones de servicio: soporte de llamadas internacionales, etc.
El costo de la IP-PBX y el hardware relacionado puede variar enormemente, desde tan sólo $80 hasta varios miles para unidades completas con soporte para SIP trunking y funciones avanzadas.
Los teléfonos también varían mucho en precio, desde tan sólo $20 para modelos básicos, hasta alrededor de $100 para teléfonos IP de negocios de rango medio, o más de $500 para unidades más avanzadas con capacidades de video y otras características. Muy a menudo las empresas invierten en uno o dos modelos más avanzados para los altos directivos y la persona que administrará el sistema telefónico para cosas como las llamadas en conferencia, y compran modelos estándar más baratos para la mayoría de los escritorios.
Consejos para la compra de teléfonos VoIP
Piense en la posibilidad de ampliación: Es importante invertir en un sistema telefónico que pueda crecer con su negocio. Asegúrese de que el sistema que elija pueda actualizarse fácilmente para manejar mayores volúmenes de llamadas entrantes y salientes, sin tener que volver a pasar por el proceso de obtener un sistema completamente nuevo.
Presupuesto para mantenimiento inesperado: Puede ser difícil dar cuenta de todos los posibles costos y gastos generales asociados con la instalación de un nuevo sistema telefónico, pero debe mantener un fondo de contingencia disponible, si es posible, para esos arreglos y problemas inesperados en los primeros meses de puesta en marcha del sistema.
Concéntrese en las opciones que necesita: Es muy fácil dejarse deslumbrar por el alcance y el valor de novedad de algunas de las funciones disponibles cuando se evalúan por primera vez las opciones de su sistema telefónico. Conozca cuáles son las características que son esenciales o que podrían agregar un valor masivo atractivo pero no absolutamente esencial. Si una característica clave de su lista de deseos no está incluida como estándar, vea si el proveedor puede agregarla, y hay características incluidas que usted sabe que son de valor limitado para usted, vea si pueden ser eliminadas para reducir el costo total. Las soluciones modernas de telefonía VoIP nunca han sido tan flexibles y personalizables, así que aproveche esta oportunidad.
Entrenamiento: Compruebe con sus posibles proveedores de servicios si se incluye la formación para sus empleados y usuarios del sistema telefónico, si esto también es aplicable a los nuevos empleados que se incorporan a la empresa después de la instalación del sistema telefónico, y de qué forma se imparte la formación: por ejemplo, si se trata de una serie de vídeos o de talleres presenciales en directo.
¿Cómo funciona un teléfono VoIP?
Un sistema telefónico VoIP o IP router de sus llamadas, mensajes de voz, tráfico de SMS e incluso faxes a través de la Internet pública o de una red de datos privada en lugar del sistema telefónico estándar. La mayoría de los usuarios de negocios se sienten atraídos por las soluciones de VoIP como una forma de evitar los cargos telefónicos de larga distancia.
Cuando utiliza un sistema telefónico VoIP, su voz se digitaliza en paquetes de información que Internet puede enrutar al destinatario, que puede ser otro usuario VoIP o la interfaz de su proveedor de servicios VoIP con la red telefónica pública. Esto permite a los usuarios de VoIP contactar a los usuarios de teléfonos móviles y estándar sin problemas.
Sin embargo, hay muchos métodos diferentes utilizados para lograr esto. Por ejemplo, el sistema puede utilizar un «códec» – una forma de codificar señales de audio o vídeo – que está optimizado para anchos de banda estrechos, para una mayor seguridad o para una claridad de audio casi impecable. Algunos sistemas incluso pueden elegir qué códec utilizar en función del rendimiento de la red y de otros factores.
Algunas soluciones VoIP de «primera generación» están basadas en la antigua red telefónica para ofrecer servicios totalmente compatibles. Otros proveedores de VoIP de «segunda generación» como Skype proporcionan tráfico gratuito o casi gratuito a través de una red cerrada de usuarios registrados. Otros proveedores de «tercera generación» utilizan un sistema «VoIP federado» para permitir la conectividad dinámica entre dominios de Internet.
En términos de estilo y diseño un teléfono VoIP se compone de muchos de los mismos componentes que un teléfono de escritorio típico. Las funciones avanzadas que se explorarán con más detalle a continuación pueden incluir grandes pantallas táctiles y puertos Ethernet adicionales.
Beneficios de los teléfonos VoIP
Ahorro de gastos
Si usted está buscando un sistema telefónico para su negocio, sin duda ya sabe que encontrar el sistema adecuado al precio adecuado puede ser una tarea difícil. Los sistemas telefónicos pueden ser una inversión costosa, pero uno de los beneficios de los sistemas telefónicos VoIP es que le permiten ahorrar parte de este gasto al eliminar las tarifas de instalación y configuración, así como al evitar la necesidad de equipos de servidores y mantenimiento en las instalaciones.
Calidad de sonido
Atrás quedaron los días en que la tecnología VoIP no podía igualar la claridad de voz de las redes telefónicas tradicionales. Hoy en día usted puede hacer llamadas a cualquier parte del mundo y ya no notará ninguna diferencia con una mejora significativa en la calidad de las llamadas y una disminución en el número de llamadas perdidas, lo que significa que las relaciones comerciales no serán más tensas y los clientes estarán más satisfechos.
Flexibilidad
La naturaleza virtual de VoIP significa que ya no tiene que lidiar con la molestia de registrarse y configurar números de teléfono específicos de cada país, sino que puede asegurarse de que se le pueda localizar en el mismo número de negocio dondequiera que se encuentre. Esto es de vital importancia para cualquier empresario que tenga que viajar para asistir a reuniones y otras citas y que pueda estar preocupado por recibir llamadas mientras se desplaza.
Funcionalidad avanzada
Al igual que con cualquier organización, incluso con un equipo de menor tamaño, los niveles de producción y productividad deben seguir siendo altos para que una organización crezca y alcance los indicadores clave de rendimiento (KPI). Esto significa que es aún más importante que el sistema telefónico que usted elija tenga características que ayuden a su personal de tantas maneras como sea posible y las características adicionales de los teléfonos VoIP, tales como la funcionalidad unificada de vídeo y voz y las pantallas táctiles personalizables, pueden ser de vital importancia.
Características principales de los teléfonos de oficina VoIP
Además de la conveniencia y los beneficios de ahorro de costos de la convergencia de sus sistemas de teléfono e Internet en una sola red, VoIP también ofrece acceso al tipo de funciones avanzadas de servicio telefónico que hasta hace unos años sólo las grandes corporaciones podían permitirse con un sistema telefónico tradicional.
Los sistemas VoIP para empresas ofrecen un alto grado de personalización, lo que le permite reunir las características que desea o necesita para sus necesidades particulares, sin tener que pagar por las funciones integradas que no va a utilizar.
Buzón de voz avanzado / Clic para llamar
La diferencia entre el contestador automático de la vieja escuela y el correo de voz mejorado por VoIP ilustra perfectamente cómo los sistemas de VoIP toman los conceptos de telefonía convencional y aportan un nuevo nivel de flexibilidad y eficiencia a su implementación. Con el correo de voz VoIP, nunca estará a más de un clic de distancia de devolverle la llamada a alguien de forma directa y sencilla, pero también puede que prefiera que se le envíe cada mensaje de voz por correo electrónico como un archivo adjunto de audio, o que se transcriba automáticamente y se le entregue a través de un mensaje de texto o de correo electrónico. También tiene la opción de rastrear las llamadas perdidas desde su correo electrónico y llamarlas directamente desde su interfaz de correo electrónico: una función conocida como “pulsar para llamar”. Incluso puede incorporar faxes en la ecuación, enviando y recibiendo «faxes virtuales» en formato PDF.
Tablero en línea
Desde esta interfaz de software usted tiene acceso inmediato y control sobre todos los aspectos del sistema telefónico de su empresa, como el correo de voz, los registros de llamadas, las bases de datos de contactos, la programación de saludos y mensajes, la configuración de llamadas en conferencia y la dirección del tráfico. Desde aquí, los empleados configurados como administradores también pueden gestionar la facturación y la personalización del sistema telefónico según sea necesario.
Encuéntrame / sígueme
Con VoIP puede asignar a cada empleado o miembro del equipo un único número de “extensión virtual” en lugar de que todos necesiten un número separado para cada ubicación. Las llamadas a una extensión virtual se pueden configurar para que suenen todos los teléfonos simultáneamente, o en orden, y también para que sepan cómo manejar una llamada perdida. Puede elegir si una llamada debe ir al buzón de voz o ser transferida a otra extensión. La extensión virtual también funciona en llamadas salientes, por lo que, independientemente del dispositivo desde el que esté llamando o del lugar desde el que se encuentre, el identificador de llamadas receptor mostrará su número y usted podrá presentar un frente coherente a clientes, proveedores y clientes.
Operador automático
También llamado a veces recepcionista digital o virtual, un asistente automático es un sistema de menú de voz que saluda y guía a las personas que llaman a través de opciones numeradas para que puedan ser transferidas a los departamentos o extensiones relevantes dentro de la empresa.
Respuesta de voz interactiva (IVR)
Las personas que llaman son recibidas por una voz automatizada que les presenta una serie de opciones – pueden interactuar con la voz, seleccionando su opción preferida (por ejemplo, el departamento con el que desean hablar) a través del teclado de su teléfono. Los sistemas IVR pueden manejar grandes volúmenes de llamadas entrantes, y pueden reducir costos y mejorar la experiencia del cliente al proporcionar acceso a información y servicios las 24 horas del día sin necesidad de personal humano las 24 horas del día.
Distribución automática de llamadas (ACD)
En relación con la función de búsqueda de grupo o línea en la telefonía PBX tradicional, el ACD es muy popular entre las empresas que reciben grandes volúmenes de llamadas entrantes. El sistema ACD distribuye las llamadas entrantes entre un grupo específico de terminales u operadores telefónicos basándose en criterios particulares como la selección de los clientes, su número de teléfono, la línea entrante seleccionada en el sistema o la hora del día en que se procesó la llamada.
Barge-In
Permite al usuario introducir una llamada entre otras dos extensiones o entre una extensión interna y una línea externa, ya sea creando una llamada de tres vías o simplemente monitoreando (escuchando) las llamadas activas. La función puede configurarse para que haga sonar un tono de advertencia a los demás usuarios cuando una barcaza está a punto de ocurrir.
Llámame ahora
Esta función permite a los clientes llamar a su empresa directamente desde un formulario o página de contacto del sitio web de su empresa, lo que facilita y agiliza la comunicación con los clientes.
Grabación de llamadas
Los usuarios tienen la opción de grabar, reproducir, descargar y eliminar cualquier llamada entrante o saliente. Esta característica a menudo se implementa sobre una base de extensión individual, por lo que puede hacer que sea una característica de todo el sistema o puede elegir qué teléfonos o usuarios de extensiones tienen acceso a las funciones de registro.
Modo Día / Noche
Permite a los usuarios establecer diferentes conjuntos de reglas para el funcionamiento de su sistema telefónico comercial o direccionar las llamadas, dependiendo de si las llamadas entrantes se reciben durante las horas de oficina (día) o después de las horas en las que no hay nadie alrededor (noche). El modo nocturno sirve típicamente como un modo de “piloto automático” hasta que el modo diurno se restaura a la mañana siguiente.
Puente de conferencias
Esta función permite a los usuarios configurar salas de reuniones virtuales, a las que los participantes pueden unirse con sus propios dispositivos. La mayoría de los planes de servicio permiten el acceso para 15-25 participantes como estándar.
Videoconferencia
Al ir más allá de las llamadas en conferencia, las videoconferencias funcionan de la misma manera, pero también ofrecen a todas las partes una imagen (vídeo en directo) de los demás participantes.
Conclusiones
Los sistemas de VoIP se encuentran regularmente entre los mejores sistemas de telefonía empresarial debido a su bajo costo, flexibilidad y características adicionales en relación con los sistemas de telefonía tradicionales. Ahora que sabes un poco más sobre cómo funcionan y cómo elegir los mejores teléfonos VoIP para ti, estás en el buen camino para aprovechar al máximo esta tecnología relativamente nueva.
Buen articulo, un par de comentarios, la serie 14XX de grandstream ya no está vigente, fue reemplazada por la serie 16XX, y los telefonos Cisco 79XX estan mas enfocados a su solución de VoIP (Cisco Call Manager), Cisco cuenta con la serie SPA que funcionan con cualquier PBX basada en SIP.