Si necesita realizar un monitoreo y control horario de los empleados, actualmente tiene varios métodos a su disposición. Entonces, hay que definir el método que mejor se adapte a su negocio.
En esta era del trabajo del conocimiento, muchas empresas todavía necesitan una forma de administrar el control horario de empleados. Las empresas con empleados por horas, por ejemplo, necesitan realizar un seguimiento de las horas de los empleados para obtener números de nómina precisos. Y para las empresas que facturan por cliente o proyecto, a veces el control horas trabajadas debe llevarse al minuto. E incluso para los empleados que no están sujetos a horarios estrictos de entrada y salida, realizar un seguimiento de cómo se gasta su tiempo en el trabajo puede resultar útil.
Al saber cuántas horas dedican a determinadas tareas los empleados, se pueden tomar decisiones más inteligentes y eficientes sobre cómo utilizan su tiempo. Ya sea que necesite realizar un seguimiento del tiempo que pasa en un lugar de trabajo o un turno, o si desea medir cómo los trabajadores pasan su tiempo en línea, hay varios métodos disponibles para rastrear el tiempo de los empleados.
Veamos a continuación las mejores maneras de realizar un seguimiento de las horas de los empleados de su empresa.
¿Debería hacer un seguimiento de las horas de empleados?
Para las empresas con empleados por horas, el seguimiento de las horas de los empleados es imprescindible. Si no lo hace, no hay forma de saber cuánto debe pagar a sus empleados por el tiempo trabajado. Sin embargo, incluso las empresas con empleados asalariados pueden encontrar útil el control horas trabajadas. Saber cómo los empleados o asalariados por horas, emplean su tiempo puede ayudarlo a tomar mejores decisiones sobre la dotación de personal y la programación, realizar un seguimiento de los costos laborales con mayor precisión y aumentar la productividad de los empleados. Además también ofrece algunos otros beneficios prácticos.
Genera números de nómina precisos
Para las empresas con empleados por horas, el seguimiento del tiempo de los empleados le ayuda a calcular la nómina correctamente. Herramientas como el software de reloj de tiempo pueden rastrear el tiempo de los empleados hasta el minuto. El seguimiento del tiempo de esta manera garantiza que sus empleados reciban un pago por el trabajo que hicieron y que usted esté pagando la cantidad correcta por cada período de pago.
Asegura cumplir con las leyes laborales y las políticas de tiempo libre
Al rastrear el tiempo de los empleados, ya sea a través de lápiz y papel o software (programa para controlar horario empleados), tiene un registro de cuándo y cuánto tiempo trabajaron sus empleados. Con estos números, puede asegurarse de que sus empleados no exentos estén trabajando la cantidad de horas permitidas, de que se les recompense correctamente por las horas extra o de que se tomen un tiempo libre si lo necesitan o cuando lo necesiten.
Comprender mejor a dónde va el tiempo de los empleados
Al saber cuándo y cuánto tiempo han trabajado sus empleados, comprenderá mejor sus necesidades laborales. Los propietarios de restaurantes, por ejemplo, pueden comparar las cifras de ventas con los costos laborales durante cualquier turno. Estas comparaciones pueden ayudarlo a comprender cuándo pueden estar sobreprogramando o subprogramando sus equipos. O si su empresa necesita realizar un seguimiento del tiempo por proyecto o cliente, puede ver cómo los costos laborales y las horas de los empleados se comparan con sus cifras de ingresos. Ver qué clientes o qué tipos de proyectos son más rentables, o requieren más tiempo, lo ayudará a tomar mejores decisiones comerciales a largo plazo.
6 Formas de monitorear el horario de los empleados
Si está listo para experimentar los beneficios de realizar un seguimiento de las horas de los empleados, eche un vistazo a varios de estos métodos de seguimiento del tiempo para que pueda elegir el que mejor se adapte a su negocio.
1. Lápiz y papel
Si es de la vieja escuela o trabaja en algún lugar con mala conectividad a Internet o acceso irregular a la tecnología, puede usar bolígrafo y papel para comenzar a realizar un seguimiento de las horas de los empleados. Haga que los empleados registren la fecha de sus turnos y sus horas de inicio y finalización, y estará listo. Es posible que esta herramienta analógica no sea el método preferido de todas las empresas para marcar la entrada y la salida, pero es una solución sencilla que requiere poca capacitación de los empleados.
Recomendación: incluso si los empleados registran el tiempo en lápiz y papel, ponga sus horas en una herramienta de hoja de cálculo como Excel o Google Sheets. El seguimiento del tiempo de Excel lo ayudará a calcular las horas trabajadas y exportar números a su solución de nómina para que no tenga que hacerlo manualmente.
2. Relojes de escritorio o quiosco
Muchos tipos de software de reloj ofrecen varias formas para que los empleados marquen la entrada y la salida. Uno de esos métodos suele ser una app de escritorio o de kiosco. Con una aplicación de este tipo, puede configurar una estación de entrada designada donde los empleados pueden registrar su tiempo. Al designar lugares específicos para que los empleados registren su tiempo, puede crear un proceso simplificado para realizar un seguimiento de las horas de los empleados.
La configuración de este tipo de reloj de control suele ser tan fácil como descargar una aplicación y asignar números de identificación o PIN a los empleados para permitirles marcar la entrada o la salida. Por lo general, estos sistemas también le permiten exportar los datos del tiempo de los empleados a su solución de nómina para que el pago de los empleados sea fluido.
La configuración de una PC de escritorio o un quiosco como estación de reloj requiere hardware. Asegúrese de tener en cuenta el costo de una computadora de escritorio, tableta o quiosco en su presupuesto cuando considere este tipo de reloj.
3. Aplicaciones móviles
Puede utilizar aplicaciones móviles (como un aplicacion para control de asistencia del personal, por ejemplo) para realizar un seguimiento de las horas de entrada y salida de los empleados por hora y para realizar un seguimiento del tiempo por tarea para los empleados asalariados o contratados.
Una aplicación móvil es otra opción común que ofrece la mayoría de los programas de programación. Con una aplicación móvil, los empleados pueden acceder a un reloj o temporizador a través de sus teléfonos inteligentes. Si sus empleados han establecido horas de turno, la aplicación puede pedirles que marquen la entrada y la salida o incluso que tomen un descanso durante su turno. Si sus empleados realizan un seguimiento del tiempo trabajado por proyecto o cliente, pueden realizar un seguimiento de las horas trabajadas y asignarlo al flujo de ingresos adecuado en su dispositivo móvil.
Antes de elegir una aplicación móvil como método principal para realizar un seguimiento de las horas de los empleados, asegúrese de que todos sus empleados tengan acceso a un teléfono inteligente. Si no es así, establezca un método de respaldo que estos empleados puedan usar para registrar su tiempo.
4. Geofencing y rastreo GPS
Una simple aplicación móvil puede ser suficiente para sus empleados móviles o para aquellos que viajan entre diferentes lugares de trabajo. Sin embargo, si necesita una mayor precisión, puede elegir el rastreo por GPS.
Con el rastreo por GPS, puede configurar una geovalla alrededor de cualquiera de sus sitios de trabajo.
Cuando un empleado llega al sitio, su aplicación de reloj de tiempo móvil le enviará una notificación para fichar su entrada. Y si abandona el sitio de trabajo, se le pedirá que marque su salida.
También puede usar el rastreo por GPS para ver dónde están sus empleados durante el día y verificar su tiempo en el sitio y en ruta.
Al igual que con una aplicación móvil, debe asegurarse de que sus empleados tengan acceso a algún tipo de dispositivo móvil para usar el rastreo por GPS o la geovalla de manera efectiva. Y aunque muchas herramientas de reloj ofrecen una opción de reloj de entrada basado en GPS, normalmente solo está disponible si compra una versión mejorada del software. Sopese los costos y beneficios de este tipo de herramienta antes de decidirse por ella como su mejor opción de seguimiento del tiempo.
5. Ficha biométrica
La identificación biométrica utiliza características biológicas como huellas dactilares o rasgos faciales para verificar la identidad de una persona. El uso de datos biométricos para permitir que los empleados se registren ayuda a evitar que los compañeros marquen, donde un empleado marca el registro de otro.
Una vez que un empleado ingresa usando una función biométrica, su sistema de reloj registrará sus horas hasta que finalice.
La identificación biométrica sigue siendo una característica bastante nueva en el mercado del software de reloj de tiempo, por lo que no todas las herramientas la ofrecerán como una opción de reloj de entrada. Además, el uso de la biometría requiere la compra de otros equipos, como escáneres de huellas dactilares. Entonces, a menos que realmente necesite verificar la identidad de sus empleados, la biometría puede ser una opción demasiado costosa para rastrear las horas de los empleados.
Si sus empleados trabajan principalmente en computadoras y le gustaría tener una mejor idea de cómo usan su tiempo, puede usar una herramienta de reloj que rastrea las URL de los empleados u ofrece un temporizador como complemento del navegador.
Los temporizadores son especialmente útiles si sus empleados necesitan registrar el tiempo invertido por proyecto o cliente. Con solo tocar un botón, los empleados pueden iniciar y detener un temporizador para registrar en qué están trabajando y enviar las horas a sus hojas de tiempo en tiempo real.
Para verificar cómo sus empleados gastan su tiempo, también puede permitir que una herramienta de reloj de tiempo rastree las URL que visitan. Esto desglosará el tiempo dedicado a las herramientas de trabajo frente a los sitios personales como Facebook.
Cuando sepa cómo emplean su tiempo los empleados, podrá identificar mejor las formas en que pueden trabajar de manera más eficiente.
¿Debo usar un reloj para rastrear las horas de los empleados?
Además de usar lápiz y papel, junto con una herramienta como Excel, para realizar un seguimiento de las horas de los empleados, la mayoría de estas herramientas están disponibles a través de algún tipo de software de reloj.
Si bien los métodos más analógicos son efectivos para realizar un seguimiento de las horas de los empleados, los relojes de tiempo son más precisos e implican mucho menos mantenimiento de su parte.
Estas herramientas a menudo se integran o permiten exportaciones a herramientas de nómina, y puede estar seguro de que sus empleados reciben el pago a tiempo por las horas que registran.
Y hablando de dinero, invertir en software de reloj de control tiene beneficios económicos para usted. Con las horas precisas de los empleados registradas en tiempo real, puede obtener información mejor y más inteligente sobre los costos laborales y la eficiencia de los empleados. Estos conocimientos le permitirán tomar decisiones de programación rentables que podrían reducir los costos con el tiempo.
Comience a rastrear las horas de los empleados
En última instancia, debe utilizar el tipo de herramienta que mejor funcione para usted y sus empleados.
Independientemente de la herramienta que elija, el seguimiento de las horas de los empleados le proporcionará datos de productividad y costos laborales útiles.
5 claves importantes del control horario de empleados
A la hora de culminar con éxito un proyecto empresarial, es fundamental tener un buen conocimiento de cada participante y su implicación. Ya sea que se trate de un trabajo pequeño para un grupo reducido de empleados, un proyecto para todo un departamento o un proyecto a gran escala que involucre a toda la empresa, el éxito dependerá de si las piezas encajan con la mayor precisión posible. Una empresa se basa en dos pilares fundamentales: la productividad y la eficiencia.
Los empleados que se desempeñan mal afectan los resultados y costos de toda la empresa. Por lo tanto, controlar el desempeño y las horas de los empleados de los que son responsables debe ser una prioridad para cualquier gerente de proyecto.
Entonces, ¿Por qué controlar las horas de los empleados? Hay muy buenas razones para hacer esto.
1. Se calcula facturas y salarios con precisión.
Al presentar las facturas a los clientes, la empresa necesita conocer las horas laborales reales invertidas para completar el proyecto. Facturar correctamente es una responsabilidad y esto significa que es fundamental saber cuántas horas en total y cuántas por persona fueron necesarias.
Incluso cuando un proyecto se lleva a cabo con un presupuesto cerrado, es de sumo interés conocer las horas de trabajo reales necesarias para calcular la eficiencia y estimar los resultados. No es lo mismo completar un proyecto en una semana que hacerlo en diez días. Además, este conocimiento sobre la participación de cada empleado se puede utilizar para ciertos cálculos de sueldos y salarios. Esto permitiría ajustar mejor la remuneración a las horas de trabajo reales, ya sea que esto signifique un aumento o una disminución.
Ya sea para facturar al cliente o administrar salarios, el uso de software de supervisión y control del trabajo también permite un cálculo rápido y preciso de toda esa información sin el papeleo que implica el uso de otros sistemas de gestión (o no usar ninguno).
2. Localiza áreas de mejora
Localizar el desperdicio o falta de jornada laboral y poder relacionarlo con la efectividad del empleado o departamento permite analizar qué sectores o áreas están fallando y gestionar su mejora. El software de control permite saber qué trabajador está perdiendo el tiempo o se destaca en términos de productividad y eficiencia. El total general y la verificación cruzada con los datos contables podrían determinar la efectividad de la empresa, el departamento, el equipo del proyecto o el trabajador específico.
3. Ayuda a los empleados a mejorar
Una vez que los trabajadores sepan que están siendo monitoreados y su actividad registrada, aunque solo sea en términos de sus horas, se involucrarán más y mejorarán la productividad. Incluso el trabajador más eficiente podría sorprenderse con un análisis de sus hábitos de navegación y descubrir que dedican más tiempo del necesario a la comunicación interna de la empresa, por ejemplo. No se trata de encontrar una actividad inapropiada, porque incluso escribir correos electrónicos de y para la empresa podría ser una pérdida de tiempo precioso. La información obtenida permite a cada empleado ver aquellas áreas en las que es menos productivo y tomar medidas correctivas.
4. Facilita la evaluación del trabajo
Al evaluar el desempeño, un gerente de proyecto está a solo un clic de distancia de los datos sobre el trabajo realizado, cómo se hizo, cuánto se hizo y cuándo se hizo. Esto facilita la gestión y la localización inmediata de errores, permitiendo que un jefe reciba retroalimentación directa del empleado, lo que mejorará el desempeño general.
5. Saber quién es el mejor trabajador
Al cotejar toda esta información con los resultados de cada proyecto realizado, el jefe de proyecto puede saber quién es más productivo y más eficiente. En definitiva, los que son los mejores empleados. Al hacer esto, pueden administrar su equipo para que los mejores puedan enseñar e impulsar al resto, aumentando así la productividad general.
