El mejor software de gestión de proyectos de 2018

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Tanto los empresarios experimentados como los principiantes aprecian que asumir y gestionar proyectos laborales puede suponer una pérdida de tiempo y recursos. A menudo tendrás que trabajar para cumplir con plazos difíciles, y completar los proyectos a tiempo puede ser difícil de organizar de manera eficiente.

Los métodos tradicionales de gestión de proyectos ya no son lo suficientemente buenos. Escribir información en hojas de cálculo, usar software de procesamiento de texto para compilar notas y registrar las actas de las reuniones en papel son tareas que requieren una enorme cantidad de tiempo.

Pero hay una nueva ola de herramientas de gestión de proyectos que tienen la capacidad de cambiar esto y hacer que la organización de tus proyectos sea mucho más sencilla. Y en muchos casos, pueden permitirte realizar un montón de cosas útiles, como delegar tareas, crear listas de tareas pendientes de seguimiento y acceder a informes de progreso, en un único software fácil de manejar. En este artículo, vamos a ver algunas de las mejores soluciones de gestión de proyectos para tu empresa.

1. Trello

Una conocida solución de gestión de proyectos multiplataforma

Plataformas: Web, Android, iOS | Seguimiento de proyectos: No | Compartir archivos: Documentos, vídeos e imágenes | Versión Premium: Sí

En los últimos años, Trello se ha convertido en una de las aplicaciones de gestión de proyectos más populares. Te permite organizar todos tus proyectos personales y de trabajo a través de un ordenador, una tablet o un smartphone.

Puedes crear tableros para organizar todo en lo que estás trabajando, delegar tareas entre colegas, obtener flujos de trabajo personalizados, añadir listas de tareas dentro de las tarjetas de tareas, adjuntar archivos y comentar elementos. La idea es que administres todos los aspectos de un proyecto dentro de la aplicación, independientemente de si está basado en un equipo o es individual.

Tanto Windows como Mac son compatibles, con aplicaciones móviles disponibles en dispositivos Android e iOS; incluso existe una versión que ha sido optimizada específicamente para el iPad Pro. Este último tiene un tamaño más grande y una variedad de atajos de correo electrónico útiles para acelerar los proyectos. Se puede descargar gratuitamente para probarlo, y se puede usar en el nivel gratuito, aunque hay un límite de 10MB en el tamaño de los archivos adjuntos.

El siguiente nivel es el Plan de Negocios que soporta archivos adjuntos de hasta 250MB, y ofrece características adicionales por $9.99 al mes, incluyendo un día de soporte por correo electrónico, e integración con otros servicios como Google Hangouts y Slack.

  • Soporte multiplataforma basado en la nube
  • No centrado en la seguridad
  • Puede estar demasiado orientado al consumidor para algunos

2. Asana

Tiene un énfasis en los equipos y el seguimiento

Plataformas: Web, Android, iOS | Seguimiento de proyectos: Sí | Compartir archivos: Documentos y archivos multimedia | Versión Premium: Sí

Asana, como Trello, es otra solución de gestión de proyectos de la que puedes haber oído hablar, incluso si no has utilizado el servicio en el pasado. Aunque ofrece un montón de funciones útiles para aumentar la productividad, hay un mayor énfasis en el seguimiento.

La aplicación te permite crear listas de tareas y recordatorios para que siempre cumplas con los plazos de entrega, además de poder agregar fechas de vencimiento, colegas, instrucciones para las tareas y comentarios sobre los elementos. Incluso puedes compartir imágenes de otras aplicaciones (como Google Drive) directamente con Asana. Y lo que es más importante, puede hacer un seguimiento de todo lo que tú y tus colegas están haciendo para garantizar que el proyecto se desarrolle sin problemas y de acuerdo con el calendario.

Si te preocupa quién está trabajando en determinados proyectos, puedes abrir una lista de equipos e individuos, y también hay una función de búsqueda para que puedas encontrar fácilmente las tareas completadas.

Asana se puede descargar gratuitamente en dispositivos Android e iOS. El servicio ofrece un nivel gratuito, pero esto limita los proyectos a sólo 15 miembros del equipo, con tableros de control básicos. Acércate al nivel premium y por $9.99 por persona por mes, obtienes uso ilimitado sin límite de miembros del equipo, y más funcionalidad, incluyendo la nueva función de línea de tiempo.

  • Funciones de seguimiento prácticas basadas en la nube
  • Sin características de seguridad claras
  • Orientado al equipo

3. Podio

Una aplicación de comunicación para generar ideas de proyectos

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Plataformas: Web, Android, iOS | Seguimiento de proyectos: Sí | Compartir archivos: Integración de Dropbox y Google Drive | Versión Premium: Sí, y compras in-app en móviles

Podio ha sido diseñado para profesionales que siempre están trabajando en múltiples proyectos y generando nuevas ideas. Más de 400.000 empresas y equipos de todo el mundo lo están utilizando, incluyendo empresas como Sony, Volvo y la NFL.

Con la aplicación Podio, tienes la posibilidad de crear tareas y personalizarlas en función de tu flujo de trabajo, teniendo en cuenta los plazos y las responsabilidades, y dispone de una función de mensajería instantánea incorporada que puedes utilizar para compartir ideas y ver cómo otros están llevando a cabo las tareas delegadas. También es útil para obtener retroalimentación rápida sin tener que enviar varios correos electrónicos.

Hay integraciones con servicios de terceros como Dropbox y Google Drive, lo que significa que puedes compartir contenido de forma rápida y sencilla. Podio está disponible en varios idiomas adicionales, incluyendo francés, alemán, danés, chino, español y ruso.

La descarga de la aplicación es gratuita, con la opción de acceder a las compras en la aplicación. En la web, hay un nivel gratuito con un límite de hasta cinco miembros del equipo, con el plan básico a partir de $9 por mes.

  • La opción de compras en la aplicación
  • Función de mensajería instantánea útil
  • La función de informe sería muy útil
  • Los planes Premium son caros

4. Basecamp

Una herramienta eficaz para colaborar en proyectos

Plataformas: Web, Android, iOS | Seguimiento de proyectos: Informes de progreso | Compartir archivos: Documentos, vídeos e imágenes | Versión Premium: Sí

Basecamp es una de las soluciones de gestión de proyectos más antiguas, con más de diez años de existencia, que se ha forjado una reputación que la convierte en una herramienta altamente creíble para las empresas que trabajan en grandes proyectos.

La última versión de la aplicación ofrece una variedad de funciones útiles, incluyendo la posibilidad de enviar mensajes directos para discusiones rápidas, establecer un horario para que sólo recibas notificaciones dentro de las horas de trabajo, y mostrar tu agradecimiento a los colegas haciendo clic en un botón de aplausos. Basecamp evita un flujo de trabajo fragmentado, y como dice la empresa, mantiene «discusiones, tareas, archivos, horarios y chat en un solo lugar».

También hay algunas funciones ingeniosas para tratar con los clientes. Por ejemplo, puedes guardar y hacer un seguimiento de los comentarios y aprobaciones de los clientes, y también puedes obtener informes sobre cómo van los proyectos. Y cuando quieras colaborar con otros, puedes crear chats de grupo. Aunque la aplicación se puede descargar gratuitamente, sólo hay un plan de negocios que cuesta $99 al mes.

  • La capacidad de crear chats en grupo
  • Una solución para veteranos de peso
  • Altamente económica
  • No cubre todas las bases

5. Evernote

El mejor asistente digital?

Plataformas: Web, Android, iOS | Seguimiento de proyectos: No | Compartir archivos: Imágenes, audio y vídeo | Versión Premium: Sí

Evernote es una de las aplicaciones de mayor reputación para aumentar la productividad, tanto a nivel personal como profesional. Y aunque no es estrictamente una aplicación completa de gestión de proyectos, creemos que vale la pena mencionarla por ser una gran aplicación complementaria a la hora de gestionar una gran cantidad de proyectos y tareas empresariales complejas y urgentes.

La aplicación te ofrece todas las herramientas que puedas necesitar para mantenerte organizado y mantenerte al día en tus tareas. Puedes escribir y guardar ideas de proyectos como cuadernos, listas de control, notas de búsqueda y listas de tareas pendientes. Sin embargo, no es necesario que se basen únicamente en texto, ya que existe la opción de añadir bocetos, vídeos, audio, archivos PDF y recortes web.

Todo se sincroniza a través de los dispositivos a través de la nube, y puedes utilizar la cámara de tu smartphone para escanear elementos como tarjetas de visita y notas manuscritas. La premisa aquí es que Evernote actúa casi como un asistente personal. El plan básico de pago Evernote Plus cuesta $34.99 por año, lo que es asequible para los servicios ofrecidos.

  • Notas y listas de búsqueda
  • Característica de escaneo
  • Características analíticas serían útiles
  • Carencia de características de comunicación

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