Escanear tus documentos para guardarlos en archivos PDF con el fin de almacenarlos en línea o en formato digital puede ser una excelente manera de conseguir que tu oficina prescinda del uso de papel.
Sin embargo, para escanear documentos no es necesario invertir en software y hardware de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), sino que se pueden utilizar simplemente aplicaciones que están disponibles para dispositivos móviles.
Esto significa poder escanear cualquier cosa, desde facturas de trabajo hasta recibos, y la ventaja de las aplicaciones de escaneo es que no sólo crean una copia en PDF, sino que también permiten editar el archivo según se requiera antes de guardarlo, de esa forma sólo se tiene una copia de los documentos y la información que se necesita de ellos.
Algunas aplicaciones ofrecen servicios adicionales, a menudo por una pequeña cuota, para permitirte hacer aún más con tus archivos escaneados. Esto puede incluir la edición y gestión de documentos y/o soluciones de almacenamiento en la nube para ayudarte a gestionar mejor tus archivos digitales.
Aquí están las 5 mejores aplicaciones para escanear documentos que existen en la actualidad.
1. Adobe Scan
- Fácil de usar
- Integración con Adobe
- Gratis para usar
Cuando se trata de escanear documentos para el almacenamiento de archivos digitales, es probable que quieras guardarlos en un formato de documento portátil, es decir, un archivo PDF. Adobe Scan es una aplicación de escaneo exclusiva de Adobe, los creadores del archivo PDF, por lo que tenemos gran confianza en que esta aplicación satisfaga la mayoría de las necesidades de los usuarios.
Adobe Scan funciona como una aplicación en tu dispositivo móvil, ya sea que se esté ejecutando en Android o iOS y utiliza tu cámara para capturar una copia de un documento para convertirlo en un archivo PDF. Hay una opción de vista previa para optimizar las dimensiones del archivo, y puedes rotar, recortar y editar el color según sea necesario.
La mayor ventaja de usar Adobe Scan es probablemente su estrecha integración con las otras aplicaciones de Adobe, entre ellas Adobe Acrobat y Adobe Fill & Sign. Esto significa que no sólo puedes escanear en formato de documento PDF, sino también editar, anotar, firmar y trabajar en colaboración con los documentos que escaneas.
Aún mejor, Adobe Scan es una aplicación gratuita para descargar y usar, aunque hay una suscripción in-app disponible si desea características adicionales. El costo de esta es una suscripción mensual de 9,99 dólares al mes o 89,99 dólares al año.
2. Abbyy FineScanner
- Abarca 193 idiomas
- Soporte para 12 formatos de archivo
- Aplicación multiplataforma
Si buscas algo un poco más avanzado, vale la pena que pruebes la aplicación FineScanner de Abbyy. El software usa reconocimiento óptico de caracteres para escanear textos en 193 idiomas.
Compatible con Android e iOS, la aplicación te permite escanear tanto texto impreso como escrito a mano con tu dispositivo móvil. FineScanner funciona con 12 formatos de archivo, incluyendo DOCX, PDF y TXT. Y lo que es más destacable de la aplicación es que conserva el formato del documento original.
Además, puedes acceder a un conjunto de herramientas de anotación fáciles de usar para añadir firmas y notas al texto. Y la versión iOS del software cuenta con una función llamada BookScan, que te permite digitalizar libros con facilidad. Convierte las páginas opuestas del libro en imágenes separadas, eliminando cualquier defecto.
Una vez que hayas realizado un escaneo, puedes compartirlo con cualquiera por correo electrónico o guardarlo en servicios de almacenamiento en la nube como Dropbox, Evernote e iCloud Drive. Actualmente, FineScanner se puede descargar gratuitamente en dispositivos Android e iOS, pero ofrece compras in-app si deseas obtener más almacenamiento y funcionalidades.
3. Genius Scan
- Funciona con una gama de servicios de nubes
- Características de seguridad incorporadas
- Soporte multiplataforma
Genius Scan es otra aplicación de escaneo móvil muy popular, y sus desarrolladores afirman que el software ha digitalizado más de 500 millones de documentos hasta la fecha. Descrito como un «escáner en el bolsillo», permite convertir documentos en papel en archivos JPG y PDF.
Las características principales incluyen la detección inteligente de páginas, la corrección de la perspectiva y la mejora de la imagen. Y con el escaneado por lotes, puedes crear copias digitales de docenas de páginas en cuestión de segundos. La aplicación también mejora la legibilidad de los documentos, asegurando que sean legibles, y puedes mantener tus archivos organizados con títulos, etiquetas y una función de búsqueda.
Al igual que FineScanner, puedes subir documentos escaneados a una serie de plataformas de almacenamiento en la nube, incluyendo Dropbox, Evernote, Expensify, Facebook, Google Drive, OneDrive (y OneDrive para empresas), OneNote, FTP, SugarSync y WebDAV.
4. Scanbot
- Fácil de usar
- Soporta una serie de documentos
- Multiplataforma
Scanbot se posiciona como una forma fácil y rápida de realizar escaneos de alta calidad en iPhone, iPad y dispositivos Android. Según el desarrollador de la aplicación, es capaz de tomar «cientos de decisiones para capturar el documento perfectamente».
Con el software, puedes escanear documentos, recibos, bocetos, pizarras, tarjetas de visita, etiquetas, códigos QR y códigos de barras. Una vez que hayas escaneado un elemento, puedes elegir entre cinco modos de color para que se vea perfecto. También hay herramientas para recortar y optimizar los documentos escaneados, que se capturan automáticamente en más de 200 dpi.
Puedes guardar los documentos como archivos PDF o JPG, y también puedes subirlos a una serie de servicios en la nube. El software es compatible con iCloud, Google Drive, Dropbox, Evernote, Amazon Drive, Slack, Todolist, OneDrive, OneNote y Box.
Si planeas usar Scanbot para propósitos de negocios, puedes fácilmente enviar documentos por fax directamente desde tu dispositivo móvil en 50 países soportados. Como es el caso de la mayoría de estas aplicaciones, Scanbot se puede descargar gratuitamente en Android e iOS, con la opción de compras in-app.
5. CamScanner
- Multiplataforma
- Soporte para servicios de nube
- Planes asequibles
Como su nombre indica, CamScanner es una aplicación que convierte la cámara de tu dispositivo móvil en un escáner de documentos. Con él, podrás escanear una serie de documentos, desde facturas hasta recibos. El software convierte los documentos escaneados en archivos PDF, que se suben automáticamente a servicios en la nube como Box, Google Drive, Dropbox, Evernote y OneDrive.
Dirigida específicamente a los usuarios empresariales, la aplicación permite invitar a los colegas a ver y comentar los escaneos. Sin embargo, deben tener una cuenta de usuario para hacerlo. También hay una función de edición avanzada, que permite añadir anotaciones y marcas de agua a los documentos para que tengan un aspecto más profesional. Para mejorar la seguridad, puedes añadir contraseñas a los documentos.
La aplicación se puede descargar gratuitamente en Android e iOS, pero puedes actualizarla a un plan premium para obtener 10 GB de almacenamiento, enviar enlaces de documentos con protección por contraseña, descargar documentos por lotes y mucho más.
Para la Cuenta Premium tienes la opción de pagar $4.99 al mes o $49.99 al año. Para la versión empresarial, que ofrece mejores opciones de colaboración en equipo, cuesta $6,99 por usuario y mes, o $69,99 al año.
Otras aplicaciones de escaneo de documentos
Además de las aplicaciones de escaneo de documentos mencionadas anteriormente, hay muchas otras que deben considerarse. Aquí presentaremos algunas de las mejores opciones restantes disponibles para los teléfonos Android:
Clear Scan es una aplicación gratuita de escaneo de PDF, que permite escanear rápidamente cualquier texto o imagen en un archivo PDF. La aplicación incluye una función de detección de bordes para evitar que las imágenes se vean sesgadas, y los archivos escaneados pueden guardarse fácilmente en servicios de almacenamiento en la nube como Dropbox y Google Drive. La aplicación es gratuita, pero contiene publicidad, aunque generalmente no es molesta.
TapScanner es otro escáner de PDF gratuito que maneja fácilmente imágenes y documentos, con una función de autodetección para garantizar que cualquier imagen esté correctamente alineada. Además de guardar como archivos PDF o PNG, TapScanner también contiene una función de OCR para convertir imágenes en texto y es compatible con más de 100 idiomas. Aunque la versión gratuita contiene anuncios, puedes eliminarlos por $4.99 al mes, o $19.99 al año.
Microsoft Office Lens está específicamente dirigido a tomar imágenes de pizarras, notas y documentos, que luego se pueden guardar en archivos PDF, Word o Powerpoint. Estos pueden ser guardados en la nube a través de OneNote o OneDrive. Office Lens es de uso gratuito y no incluye anuncios, aunque se integra mejor con el paquete de oficina Office 365 de pago.
Tiny Scanner convierte tu teléfono Android en un escáner de documentos portátil, permitiéndote escanear documentos, recibos, informes o cualquier otra cosa, y guardar los archivos como un PDF o un archivo de imagen. Los archivos pueden guardarse en DropBox, Google Drive, OneDrive e incluso Evernote, y los archivos escaneados pueden enviarse directamente a tu PC a través de wifi. La aplicación es gratuita, y está respaldada por anuncios.
Fast Scan es otra aplicación que convierte tu smartphone en un escáner de documentos, y permite guardar archivos en PDF y almacenarlos en la nube. También incluye una función de OCR y de edición de PDF. Si bien la aplicación es de uso gratuito, es soportada por anuncios, aunque puedes comprar una actualización para eliminarlos.
